Promover un Evento Musical

La planificación de un evento musical requiere mucho trabajo, pero uno de los aspectos más importantes es cómo promover tu evento. Incluso los eventos más importantes pueden no tener éxito si no se promueven efectivamente. Si inviertes tiempo por adelantado en el desarrollo de un plan para promover tu evento, al final dará sus frutos.

1. Recuerda quién, qué, por qué y dónde. ¿Quién es tu público? ¿Qué tipo de entretenimiento disfrutan? ¿Por qué querrían asistir a tu evento? ¿De dónde obtienen su información?
2. Desarrolla un sitio web para proporcionar información actualizada sobre el evento. Muestra fotos de personas que disfrutan del evento del año anterior. Permite a los visitantes imaginarse a sí mismos en el evento. Al mismo tiempo, considera a tu audiencia si no suelen ser expertos en Internet, no gastes todo tu tiempo y dinero en un sitio web elaborado, explora otras opciones.
3. Ofrece a los visitantes del sitio web la opción de registrarse para recibir actualizaciones por correo electrónico. Ésta es una forma económica y efectiva de comunicarse con personas que ya están interesadas en asistir a tu evento. Si es posible, ofrece descuentos tempranos en la compra de boletos para los suscriptores del boletín informativo para que sigan regresando. Es posible que desees ofrecer la misma información y descuentos en una línea telefónica actualizada para usuarios que no usan Internet.
4. Prepara un comunicado de prensa que contenga detalles sobre el evento (fecha, lugar, hora, costos de admisión, actos musicales presentados). Envía el comunicado a los contactos de prensa y radio en tu área o en todo el estado si se trata de un evento estatal, al menos un mes antes de la fecha del evento. Haz seguimiento dos semanas antes del evento.
5. Diseña carteles llamativos y pequeños volantes que promuevan el evento y distribúyelos en lugares apropiados. Las  tiendas de discos y los clubes de música en vivo son un buen lugar para comenzar. Asegúrate que estas empresas tengan políticas que permitan este tipo de promoción antes de dejarlas o de enviarles materiales promocionales. Si es posible, visita cada negocio en persona y solicita publicar tu prospecto o póster, no confíes en que el negocio lo haga por tí. Si no puedes visitar cada ubicación, crea un "equipo de calle" a través de tu sitio web. Ofrece puntos por la cantidad de trabajo que cada miembro contribuye. Estos puntos se pueden canjear por estacionamiento, boletos, mercancías o pases VIP gratuitos.
6. Dependiendo de la escala y el presupuesto del evento, realiza anuncios en los periódicos locales de entretenimiento y en las estaciones de radio de la zona. Ocasionalmente, los medios de comunicación patrocinarán eventos ofreciendo tarifas publicitarias muy reducidas o espacio de publicidad gratuita o tiempo aire a cambio de la colocación del logotipo en la mercadería o señalización del evento.
7. Llama a patrocinadores potenciales. Escribe una breve explicación del evento y sus beneficios. Tu presentación inicial no debe ser de más de 30 segundos. Redacta un correo electrónico que describa los beneficios para el patrocinador de la manera más específica posible y ofrece diferentes niveles en los que pueda patrocinar a tu banda. Haz seguimiento a este correo electrónico con una llamada telefónica. Cuando busques patrocinio, busca empresas que encajen bien con tu público. Envía una nota de agradecimiento a las empresas cuando se registren, agreguen su correo electrónico a tus actualizaciones para que sigan sintiéndose involucrados.
8. Designa uno o dos portavoces de medios dentro de tu organización para cualquier entrevista previa al evento. Crea una hoja de referencia de una página con puntos de intervención y detalles de eventos para usar durante las entrevistas para asegurarte de comunicar toda la información importante.
9. Comunícate con  las estaciones de radio y presiona y ofrece varios boletos de regalo gratis en un esfuerzo por obtener más cobertura y emoción. Éste es un buen momento para programar entrevistas. Para crear aún más entusiasmo si estás haciendo una entrevista de radio, haz que uno de los artistas toque en directo.
10. Ofrece credenciales de prensa y pases VIP a los miembros de los medios que pueden escribir sobre tu evento y proporcionar publicidad gratuita para el evento del próximo año.
11. Lleva a cabo encuestas informales con los asistentes después del evento para ver qué les gustó y qué no. Esto te permitirá abordar cualquier problema engorroso y evitar posibles presiones negativas.
12. Una vez finalizado el evento, haz un seguimiento con los contactos de la prensa y los patrocinadores para asegurarte que pasaron un buen rato y aprovecha la oportunidad para proporcionar cualquier información adicional que puedan necesitar al escribir sobre tu evento. Ésta también es una oportunidad para dejarle saber a la prensa cómo mejorará el evento para el año siguiente. Envía otra nota de agradecimiento a todos tus patrocinadores. Estas notas pueden ir acompañadas de mercancía del evento autografiada por los artistas presentados.